Kaizen: scopriamo quest’approccio aziendale dall’antica storia

Hai sentito parlare di metodo Kaizen e sei curioso di sapere di cosa si tratta? Bene, in quest’articolo cercheremo di spiegarlo in modo semplice, soffermandoci soprattutto sugli aspetti più concreti. Sei pronto? Iniziamo!

Che cos’è il Kaizen

Il metodo Kaizen è un approccio, approccio che riguarda prettamente la sfera lavorativa ma che, come vedremo, può diventare un principio utile anche alla sfera personale, da applicare nei contesti più disparati.
Va detto anche che il metodo Kaizen nasce come concetto aziendale, quindi riguarda un team di lavoratori nel suo insieme, tuttavia può divenire un principio utile anche per il singolo.

Il metodo kaizen: cosa significa questa parola?

Il concetto di Kaizen nasce in Oriente negli anni Ottanta, non a caso è spesso definito Kaizen giapponese, e fu adottato da una grande impresa nipponica quale Toyota in un periodo storico di grande fermento economico nel quale, per le industrie, era fondamentale accrescere l’efficienza per essere competitive.

Nello specifico, il termine Kaizen fu coniato dall’economista Masaaki Imai nel 1986 per definire
l’approccio adottato da Toyota e, in generale, da tutta l’industria giapponese.

Kaizen è l’unione di due termini giapponesi, “kai”, che significa cambiamento, e “zen”, che significa migliore, di conseguenza Kaizen significa miglioramento continuo, ottimizzazione, perfezionamento costante. Kaizen miglioramento continuo, dunque, ma in cosa consiste l’approccio Kaizen dal punto di vista concreto?

Costante ricerca dell’errore e del miglioramento

I concetti propri di quest’approccio sono diversi, a cominciare dal fatto che bisogna essere
costantemente orientati al miglioramento e, soprattutto, all’analisi dell’errore. Nel Kaizen l’errore non è inteso come l’imperfezione che comporta dei difetti nel prodotto finale, ma può essere qualsiasi aspetto, anche apparentemente poco rilevante, che rende i processi operativi meno snelli ed efficienti; un termine italiano particolarmente adatto a descrivere questo può essere “perfezionismo.”

L’innovazione come elemento fondamentale

Dal momento che il cambiamento è dunque un’autentica costante, il metodo Kaizen è fortemente propenso all’innovazione, da intendersi non soltanto come innovazione strumentale, ma anche come innovazione organizzativa e di processo. In tale ottica, dunque, giocano un ruolo fondamentale le idee e sono sempre ben accette le proposte, anche da parte dei lavoratori; questo è un aspetto molto importante in quanto nel metodo Kaizen le ottimizzazioni possono assolutamente giungere anche “dal basso” e i lavoratori propositivi sono sempre ben visti, anche laddove le loro idee si rivelino non applicabili.

Test ed analisi dei cambiamenti attuati

Un’altra “colonna” del metodo Kaizen corrisponde all’analisi, reputata una fase fondamentale per verificare che i cambiamenti adottati stiano apportando dei miglioramenti concreti. Nel Kaizen, dunque, si fa largo impiego di rilevazioni statistiche e di indicatori di varia natura; se da un lato, dunque, questo metodo abbraccia sempre volentieri miglioramenti di ogni tipo, anche di tipo prettamente qualitativo, nelle fasi di verifica esso ha un approccio molto scientifico. Strettamente correlato a tale concetto è inoltre quello di “test”: nel momento in cui si sceglie di
adottare una nuova idea, infatti, essa può essere testata prima di essere adottata in maniera stabile, fermo restando che a confermare la sua efficacia saranno poi i dati statistici, come ad esempio il KPI, indicatore chiave di prestazione.

Il metodo Kaizen e le sue schematizzazioni più note

Sono questi, dunque, i capisaldi del metodo Kaizen, al di là delle varie schematizzazioni che è comunque interessante menzionare. Una delle più note è “Plan, Do, Check, Act”, ovvero pianifica, esegui, verifica e attiva, ovvero integra stabilmente nei processi aziendali; altra schematizzazione tipica del metodo Kaizen è “Problem Finding, Display, Clear, Acknowledge”, ovvero individuazione dei problemi, focalizzazione sui medesimi, correzione e riconoscimento. Un altro concetto tipicamente associato a tale metodologia è la cosiddetta settimana Kaizen, ovvero l’applicazione ad una settimana lavorativa dei principi di cui si è detto al fine di ottenere dei miglioramenti repentini. Essendo questa un’applicazione molto intensiva del metodo Kaizen, essa richiede senz’altro un’attenzione minuziosa ed una pianificazione molto dettagliata.

Kaizen, un processo che non ha fine

È questo, dunque, ciò che contraddistingue il Kaizen, un approccio sicuramente molto rigoroso, molto aziendalista e costantemente rivolto al cambiamento. Uno degli aspetti più nevralgici del Kaizen giapponese è il fatto di essere un processo infinito: esso infatti non si conclude mai, proprio perché la ricerca del miglioramento, l’individuazione degli errori e la loro correzione sono delle autentiche costanti. Anche le schematizzazioni di cui si è detto in precedenza non sono da intendersi come concluse una volta giunte all’ultima fase, al contrario esse si ripetono “in loop”, sono un vero e proprio ciclo che non giunge mai ad una fine. Per un’azienda che vuol essere competitiva, un approccio come questo è senz’altro destinato ad essere fruttuoso. Forse ti starai chiedendo: ma quando un’azienda ha limato tutti i suoi errori e ha individuato dei processi perfetti dal punto di vista dell’efficienza, perché mai si dovrebbe proseguire con un approccio simile? Bene, anche nel caso in cui un’azienda abbia raggiunto un equilibrio perfetto ed ipoteticamente non migliorabile, la necessità di cambiare e di evolversi è comunque costante perché vanno considerate anche le esternalità, come possono essere le innovazioni tecnologiche, il modificarsi delle esigenze dei consumatori, dei modi di operare dei concorrenti e quant’altro. Anche questi fattori, per quanto esterni all’azienda, sono destinati ad avere dei risvolti su quest’ultima e sui suoi processi.

Un concetto assolutamente attuale

Scoprire questo metodo, dunque, è davvero molto interessante, ed è suggestivo notare come pur risalendo agli anni Ottanta, quindi ad un’epoca la cui economia era assai diversa da quella attuale, il Kaizen giapponese sia assolutamente applicabile anche alle aziende odierne.